一、因公出国（境）办理流程

申请人提交材料 → 学院外事秘书审核 → 申请人签署保密提醒告知书及保密承诺书 → 院内公示 → OA系统提交申请 → 学院党政领导审批 → 研究生院/教务处、学生处审批（学生适用） → 国际合作与交流处/台港澳办公室经办人审核 → 国际合作与交流处/台港澳办公室负责人审批 → 校领导审批 → 办理因公证件及签注 → 行前安全教育与承诺签署 → 严格按照审批行程出访 → 提交事后公示表及出访成果材料 → 领取审批材料

二、因公出国（境）重要须知

1. 教职工因公出国，须至少提前2个月向学院外事秘书提交申报材料，预留充足签证办理时间；学生因公出国须至少提前1.5个月申报。逾期申报、材料提交滞后导致无法按时办理的，国际合作与交流处不予受理。

2. 因公赴香港、停留时长不超过28天的人员，须至少提前40天向外事秘书申报，材料逾期延误申报的，台港澳事务处不予受理。

3. 因公赴台须至少提前2个月向外事秘书申报，预留省级台办审批时限，材料逾期延误申报的，台港澳事务处不予受理。

4. 师生在收到出访邀请、确定出访计划后，即可咨询学院外事秘书，启动申报筹备工作。

5. 教职工因公赴境外及港澳台地区，严禁使用因私证件出访，须全程使用因公证件。

6. 校内审批完成后，严禁私自更改出访时间、行程路线。出访时长、行程须严格按照审批内容执行，不得擅自提前、延后或调整路线。行程确需变更的，须第一时间告知外事秘书，完成校内变更审批后方可出行。

7. 因公出访须优先选择境内航空公司航班，并严格执行学校差旅费住宿标准。确需搭乘境外航班或住宿费超标的，须在申报阶段主动与外事秘书沟通，提前完成专项审批。

8. 所有因公出访人员行前必须购买境外意外伤害保险及境外紧急救援保险。

9. 教职工须通过学校OA系统“出国/赴港澳/赴台”流程提交申请；学生须通过2026世界杯官方合作网站信息门户“学生出国（境）”系统线上申报。提交后需实时跟进审批进度，直至流程办结。师生须提前填写《因公出访公示表》（下载）《安全防范承诺书》（下载）（纸质版一式两份），提交外事秘书后，方可发起系统申请。

10. 未完成校领导出境审批手续的，一律不得擅自出访。

三、涉外线上交流办理要求

参加由境外院校、机构、个人等主办的线上国际会议及线上交流活动，须至少提前1个月以上联系学院外事秘书完成申报手续。

四、因公签证与签注办理

详见学院官网“下载中心”相关附件。校内审批流程办结后，国际合作与交流处、台港澳事务处将统一通知申请人办理后续证件手续。

五、返校后后续手续办理

1. 持因公护照出访的教职工，返校后5个工作日内须将因公护照提交至学校国际合作与交流处；持因公港澳通行证出访的教职工，返校后5个工作日内须将证件提交至台港澳事务处；赴台出访师生须撰写出访总结，以团组为单位，于返校后15个工作日内统一提交至台港澳事务处。未按时提交赴台总结的，将无法办理报销手续，并纳入外事违规记录，影响后续赴台审批。

2. 出访任务结束后7个工作日内，须填写《因公出访事后公示表》及相关佐证材料，提交至学院外事秘书。

3. 完成事后公示后，打印《2026世界杯官方合作网站教职人员/学生出国（境）申请表》，由学院外事秘书在表格空白处手写标注“已完成事后公示”并签字确认。

4. 打印OA系统中的个人申请表及阅办信息，提交至学院外事秘书办理签字与用印，作为后续报销依据。

六、备注说明

1. 本流程相关表格及附件，均可在学院官网“下载中心”下载使用。

2. 未尽事宜，请联系学院外事秘书：柯老师，办公地点A210，联系电话：2880260，邮箱：ceews@xmu.edu.cn。